就労移行支援の現場では、利用者一人ひとりの就労準備状況を記録し、アセスメント、個別支援計画、モニタリング記録、そして就職活動の支援記録と、扱う書類の種類が他のサービス種別に比べて格段に多いという特徴があります。加えて、企業実習の報告書や就職後の定着支援記録まで含めると、支援員1人が抱える書類作成の負担は決して軽くありません。ここでは、就労移行支援特有の書類業務に生成AIをどう組み込むかを、Q&A形式で整理します。
Q1. 就労移行支援でAIが特に役立つ書類は何ですか
最も効果を実感しやすいのは、個別支援計画のモニタリング記録と、企業実習後の振り返り報告書です。モニタリングは3ヶ月に1回程度の頻度で行いますが、その都度これまでの支援経過を振り返って文章化する作業が発生します。過去の支援記録を要約し、目標に対する到達度を整理する下書きをAIに作らせることで、支援員は「何を伝えるべきか」という判断部分に集中できるようになります。
Q2. 利用者ごとに個別性の高い内容をAIはどう扱えますか
生成AIは万能ではなく、利用者の特性や希望職種、これまでの就労経験といった個別情報を踏まえたうえで文章を組み立てる必要があります。ポイントは、AIに丸投げするのではなく、支援員が把握している個別のキーワード（例:対人緊張が強い、集中力の持続時間が短い、パソコン入力が得意など）を入力材料として渡すことです。これにより、テンプレート的な文章ではなく、その利用者に即した記述に近づけることができます。
支援記録を蓄積しておくと、AIによる要約の精度も上がっていきます。日々の記録をこまめに残す習慣が、結果的にモニタリング作成の負担軽減につながるという好循環を意識しましょう。
Q3. 企業への実習報告書の作成にはどう使えますか
実習報告書は、受け入れ企業の担当者にも読んでもらう書類であるため、専門用語をかみ砕いた表現に整える必要があります。支援員が現場で観察したメモ（作業の正確さ、指示理解の様子、休憩の取り方など）をAIに渡し、企業担当者向けの丁寧な文体に変換させることで、書類作成にかかる時間を短縮しつつ、読み手にとってわかりやすい報告書に仕上げやすくなります。
Q4. 就職後の定着支援記録にも活用できますか
定着支援では、月1回程度の職場訪問や電話でのやり取りの記録を蓄積していきます。件数が増えるほど、過去のやり取りを振り返って傾向をつかむのが大変になりますが、AIに複数回分の記録を要約させることで、「最近悩みが増えている」「職場での人間関係が改善傾向にある」といった変化を把握しやすくなります。
- 実習前:利用者の特性メモから支援目標の下書きを作成
- 実習中:日々の観察記録を簡潔に整理
- 実習後:企業向け報告書と本人向けフィードバックを別トーンで生成
- 就職後:定着支援記録の要約とリスクの早期発見
Q5. 職員間でスキル差があっても運用できますか
就労移行支援では、就労支援の経験が浅い職員とベテラン職員が混在しているケースも多く見られます。文章作成が苦手な職員でも、要点さえ整理できていればAIが一定水準の文章に仕上げてくれるため、書類の質が職員個人のスキルに大きく左右されにくくなるという利点があります。ただし、これは「考えなくてよくなる」ことを意味しません。何を伝えるべきかを判断する力は引き続き職員に求められます。
就職活動における企業とのやり取りや利用者の就労意欲に関する記述は、微妙なニュアンスが重要になる場面が多くあります。AIが生成した文章がやや断定的すぎたり、実態より前向きに書きすぎたりしていないか、必ず支援員自身の目で確認してから使用してください。
導入を検討する際に確認したいこと
就労移行支援での活用を検討する際は、既存の記録システムとの連携のしやすさや、セキュリティ面の対応状況も確認しておくとよいでしょう。Hope Care AIのセキュリティ対策のページでは、こうした点についての情報を掲載しています。また料金体系については料金プランをご参照ください。
機能一覧で、就労移行支援を含む各サービス種別に対応した具体的な機能をご確認いただけます。
監修
株式会社オルデンティアコーポレーション 福祉DXコンサルタント
福祉施設のDX・生成AI活用を専門に支援。本記事は現場の実務課題に基づき執筆・監修しています。