生成AIを業務で使い始めると、便利さが先行してログ管理やアクセス権限の設計が後回しになりがちです。しかし、これらは事故が起きたときの原因究明や、そもそも事故を未然に防ぐための土台になる仕組みです。ここでは導入・見直しの手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：現状のアクセス実態を洗い出す
まず、生成AIツールに誰がどのようなアカウントでアクセスできる状態になっているかを確認します。個人アカウントで契約している職員がいないか、退職者のアカウントが放置されていないか、共有アカウントを複数人で使い回していないかなど、現状把握だけでも見えてくる課題は少なくありません。
ステップ2：役割に応じたアクセス権限を設計する
全職員に同じ権限を与えるのではなく、業務内容に応じて権限を分けることが望ましいとされています。例えば、記録作成の補助を行う現場職員と、システム全体の設定変更を行う管理者とでは、必要な権限の範囲が異なります。
| 役割 | 想定される権限 |
|---|---|
| 現場職員 | 日常の記録作成補助への利用のみ |
| サービス管理責任者 | 支援計画関連の利用＋一部設定確認 |
| システム管理者 | アカウント管理、ログ確認、設定変更全般 |
ステップ3：ログとして何を記録するかを決める
- 誰が（アカウント）
- いつ（日時）
- 何を（入力・出力の概要、機能の利用履歴）
- どこから（アクセス端末・場所の情報が取得可能な場合）
すべての入力内容を詳細に記録・保存すること自体が新たな個人情報の集積になる場合もあるため、「何を、どこまでログとして残すか」は、事故対応に必要な範囲とプライバシーへの配慮のバランスを考えて設計する必要があります。
ログは「事故が起きてから見る」だけのものではありません。定期的に利用状況を確認することで、想定外の使い方をしている職員に早めに気づき、研修や声かけにつなげることができます。
ステップ4：ログの確認体制を決める
ログを取得するだけで満足せず、誰が・どのくらいの頻度で確認するかを決めておく必要があります。月次で利用状況をレビューする、異常なアクセス（深夜の大量アクセス等）があった場合にアラートが上がる仕組みを検討するなど、確認の仕組みまで含めて設計することが重要です。
ステップ5：退職・異動時のアカウント処理を徹底する
アクセス権限の設計で見落とされがちなのが、退職者・異動者のアカウント処理です。退職手続きのチェックリストに「生成AIツールのアカウント無効化」を明確に加えておくことで、権限の放置を防げます。
共有アカウント運用は、ログを見ても「誰が」の部分が特定できず、事故発生時の原因究明を難しくします。手間はかかっても、個人ごとのアカウント発行を基本とすることをおすすめします。
ステップ6：定期的な棚卸しを仕組み化する
導入時にどれだけ厳密に設計しても、時間の経過とともに権限設定は徐々にずれていきます。半年〜1年に一度、アカウントの棚卸し（利用実態の確認、不要な権限の削除）を行う機会を、他の業務点検と合わせてスケジュールに組み込んでおくと、負担なく継続できます。
ログ管理とアクセス権限設定は、地味ながら情報セキュリティの根幹を支える仕組みです。完璧な設計を最初から目指すのではなく、まず現状把握から始め、段階的に整備していく姿勢が現実的です。
監修
株式会社オルデンティアコーポレーション 福祉DXコンサルタント
福祉施設のDX・生成AI活用を専門に支援。本記事は現場の実務課題に基づき執筆・監修しています。