情報公開請求と生成AI活用データの行政対応

障がい福祉サービス事業所の中には、行政からの補助を受けたり指定申請を行ったりする関係で、行政機関との情報のやり取りが日常的に発生するところが多くあります。生成AIを業務に取り入れる事業所が増えるにつれて、「AIが生成した文書や記録は情報公開請求の対象になるのか」「行政対応の場面でAI活用状況をどう説明すべきか」といった疑問も出てきます。本記事ではこの論点を整理します。

情報公開請求の対象となりうる文書とは

情報公開請求は主に行政機関が保有する文書を対象とする制度ですが、民間の障がい福祉事業所であっても、指定申請時の提出書類や実地指導の記録など、行政機関に提出・保管された文書は情報公開請求の対象範囲に含まれうる点に留意が必要です。生成AIを使って作成した個別支援計画書や報告書であっても、行政に提出された時点でこの対象性が生じる可能性があります。

• 生成AIで下書きし、職員が確認・修正して提出した文書は、最終的に事業所が作成した文書として扱われる
• AIの出力そのものよりも、提出された最終版の内容が行政対応の基準になる
• 個人情報が含まれる文書は、情報公開請求があった場合でも不開示情報として扱われる部分がある

実地指導・監査での説明責任

実地指導の場では、記録の作成方法について質問されることがあります。生成AIを使って記録を作成している場合、次のような点を説明できるようにしておくと安心です。

• どの業務（記録の下書き、要約、文章の整形など）でAIを使っているか
• AIの出力を職員がどのように確認・修正しているか（最終責任は職員にあることの明確化）
• 個人情報を含む記録をAIに入力する際の取り扱いルール

行政への説明で誤解を招きやすいポイント

「AIが自動作成した記録だから内容の正確性は保証できない」という説明は、行政対応の場では誤解を招く可能性があります。生成AIはあくまで作成支援のツールであり、最終的な記録の正確性・妥当性については事業所・職員に責任があるという整理を、事業所内で共有しておくことが重要です。

情報公開請求と個人情報保護のバランス

情報公開請求があった場合、行政機関は個人情報を含む部分を不開示情報として除いた上で開示するのが一般的な運用です。事業所側としては、生成AIを使って作成した文書であっても、個人が特定される情報がどこにどのように記載されているかを把握しておくことが、開示・不開示の判断を行政が行う際の前提情報として役立ちます。

補助金・助成金申請とAI活用文書の関係

生成AIを使って業務効率化を図るために補助金や助成金を申請する事業所も増えています。この際、申請書類自体を生成AIで作成することは問題ありませんが、申請内容の裏付けとなる実績データや利用者情報を記載する場合は、個人情報保護の観点から必要最小限の情報にとどめることが基本です。行政側から追加資料の提出を求められた場合に備え、AIで作成した文書の元データや根拠資料を整理して保管しておくことも大切です。

行政窓口とのやり取りにAIを使う際の留意点

• 行政への提出文書の下書きにAIを使う場合、専門用語や制度上の定義を誤って生成していないか必ず確認する
• 行政からの問い合わせに対する回答文書の作成にAIを使う場合も、最終的な内容の正確性は職員が担保する
• 複数の行政機関（市区町村、都道府県等）でルールが異なる場合があるため、AIの汎用的な回答をそのまま使わず、自地域の実情に照らして確認する

個人情報保護委員会への報告義務との関係

情報漏えい等の事案が発生した場合、個人情報保護法上、一定の要件を満たすと個人情報保護委員会への報告義務が生じます。生成AIの誤操作によって個人情報が意図しない範囲に送信されてしまった場合なども、この報告義務の対象になりうる点に留意が必要です。行政対応の一環として、こうした報告義務の要件や手続きについても、事前に把握しておくことが望まれます。

• 報告が必要となる事案の要件（漏えいした情報の性質、対象人数等）を事前に確認しておく
• 生成AI関連のインシデントが発生した場合の社内報告フローを整備しておく
• 報告の要否判断に迷う場合は、個人情報保護委員会の相談窓口や弁護士に確認する

加算・報酬改定情報の収集にAIを使う際の注意

生成AIを使って報酬改定や加算要件に関する情報を調べる事業所も増えていますが、AIの回答には古い制度情報や誤った内容が含まれることがあります。特に個人情報保護に関連する制度（例えば要配慮個人情報の定義や同意取得の要件）は法改正の影響を受けることがあるため、AIの回答を鵜呑みにせず、厚生労働省や個人情報保護委員会の公式情報、または専門家への確認と併用することが不可欠です。

指定取消・処分歴に関する情報とAI活用

過去に行政処分や指導を受けた経緯がある事業所では、その履歴に関する情報も慎重な取り扱いが求められます。生成AIを使って事業所の沿革や実績を紹介する文章を作成する際、処分歴の記載有無について事実と異なる印象を与えないよう、内容の正確性を職員が最終確認することが欠かせません。行政対応の透明性は、日頃の情報発信の姿勢とも密接に関わっています。

複数の行政窓口をまたぐ手続きの整理

指定申請は都道府県・市区町村、報酬請求は国保連、税務関連は税務署というように、障がい福祉事業所は複数の行政窓口とやり取りする機会が多くあります。生成AIを使って各窓口向けの文書を作成する際は、それぞれの窓口が求める様式や記載事項が異なる点に注意し、テンプレートを混同しないよう管理することが望まれます。窓口ごとの提出書類リストを整理しておくと、AIに下書きを依頼する際の指示も明確になります。

個人番号（マイナンバー）に関する情報とAI活用の線引き

障がい福祉サービスの支給決定や報酬請求に関連して、個人番号（マイナンバー）を取り扱う場面がありますが、個人番号はマイナンバー法により個人情報保護法よりも厳格な取り扱いが求められています。生成AIに個人番号そのものを入力することは避け、番号を含まない形式（利用者管理番号など）に置き換えた上で業務に活用することが基本です。マイナンバーカードの画像をAIのOCR機能で読み取らせるような使い方も、慎重な検討が必要です。

• 個人番号は生成AIへの入力対象から明確に除外する
• 個人番号関連の書類は、AI連携のない専用システムまたは紙で厳重に管理する
• マイナンバー法上の安全管理措置は個人情報保護法よりも厳しい水準が求められる点を職員に周知する

行政への説明資料をAIで作成する際の品質管理

実地指導や情報公開請求への対応資料を生成AIで下書きする場合、行政側に提出する最終版である以上、誤字脱字だけでなく制度上の用語の誤用がないかを重点的に確認することが求められます。特に、加算名称や様式番号など、行政側が正確性を重視する項目については、AIの生成結果を鵜呑みにせず、最新の通知・様式と照合するダブルチェック体制を設けることが望まれます。

行政対応を見据えたAI活用の整理術

生成AIの活用は行政対応そのものを妨げるものではありませんが、「AIが作った」ことを理由に説明責任を曖昧にしないことが重要です。作成プロセスを可視化し、必要に応じて説明できる体制を整えておくことで、情報公開請求や実地指導にも落ち着いて対応できます。