生成AIを業務に取り入れる事業所が増える一方、「使ってよい場面」「避けるべき場面」の線引きが曖昧なまま、職員それぞれの判断に委ねられているケースも少なくありません。社内ガイドラインを整備することで、こうした属人的な運用リスクを減らすことができます。本記事では、障がい福祉・介護事業所が生成AIの社内ガイドラインを作成する際に押さえるべきポイントを解説します。
なぜガイドラインが必要なのか
生成AIは業務効率化に大きく貢献する一方、個人情報保護法上のリスクや情報漏えいのリスクも伴います。ガイドラインがないまま職員個人の判断で利用が広がると、次のような問題が起こりえます。
- 利用者の個人情報が汎用AIに入力され、意図せず外部に情報が残るリスク
- 職員によって使ってよい範囲の解釈が異なり、事業所として一貫性のない対応になる
- 問題が発生した際に、誰の責任でどう対応するかが不明確になる
- 生成AIの回答をそのまま信頼し、誤った情報が記録や支援計画に反映されるリスク
ガイドラインに盛り込むべき項目
1. 利用してよいAIサービスの範囲
事業所として契約・許可したサービスのみを利用可能とし、個人が任意にダウンロードしたアプリや、法人管理外のアカウントでの利用を制限することを明記します。
2. 入力してはいけない情報の定義
利用者の氏名、生年月日、住所、病歴、障がい区分等の要配慮個人情報を含む情報は、原則として汎用AIに入力しないことを明記します。具体例を挙げることで職員の理解が進みます。
| NG例 | OK例 |
|---|---|
| 「〇〇さん（要介護3、認知症あり）の記録を整えて」 | 「以下の文章の言い回しを整えて」（個人情報を含まない文面） |
| 「この利用者の障害年金の手続きを教えて」（個別事情込み） | 「障害年金の一般的な申請の流れを教えて」 |
3. AIの回答の取り扱い方
生成AIの回答はあくまで下書き・たたき台であり、最終的な内容確認と判断は必ず職員（管理者・サービス管理責任者等）が行うことを明記します。特に支援計画や記録など、専門的判断が必要な内容についてAIの出力をそのまま採用しないルールが重要です。
生成AIは事実と異なる内容をもっともらしく生成することがあります（いわゆるハルシネーション）。制度や加算に関する説明など、正確性が求められる内容は必ず一次情報（法令、通知、自治体の案内等）で確認する運用にしましょう。
4. 研修・周知の実施方法
ガイドラインを作成しても、周知されなければ意味がありません。入職時研修や年1回の全体研修に組み込み、実際の入力例・NG例を用いたロールプレイ形式の研修を行うと定着しやすくなります。
5. 違反時の対応・相談窓口
ガイドラインに反した利用が発覚した場合の報告フローや、判断に迷った際の相談窓口（管理者、法人本部の担当部署等）を明記しておくことも重要です。
ガイドラインは一度作って終わりにせず、実際に運用してみて出てきた疑問や事例を反映し、半年〜1年ごとに改訂する前提で設計すると、現場に即したルールとして機能し続けます。
ガイドライン作成のステップ
- ステップ1：現状、職員がどのように生成AIを使っているか（使いたいと思っているか）を把握する
- ステップ2：入力してよい情報・避けるべき情報を具体例とともに整理する
- ステップ3：利用可能なサービスを選定し、契約・アカウント管理を法人として一元化する
- ステップ4：研修を実施し、ガイドラインを周知する
- ステップ5：運用状況を定期的に確認し、改訂する
業務特化型サービスとの組み合わせ
汎用AIの利用ルールを整備すると同時に、要配慮個人情報を扱う業務については、あらかじめ介護・福祉業務向けに設計されたクラウドサービスを併用することで、ガイドラインの運用負担を下げることができます。Hope Care AIの機能一覧や導入の流れもあわせてご確認ください。
なお、ガイドラインの内容が個人情報保護法や労働関連法規に照らして適切かどうかは、事業所ごとの事情によって異なります。最終的な内容の確定にあたっては、弁護士や社会保険労務士など専門家の確認を得ることをおすすめします。
監修
株式会社オルデンティアコーポレーション 福祉DXコンサルタント
福祉施設のDX・生成AI活用を専門に支援。本記事は現場の実務課題に基づき執筆・監修しています。