ケアマネジャー(介護支援専門員)の仕事は、面談の連続です。新規のアセスメント面接、サービス担当者会議、毎月のモニタリング訪問——利用者と向き合う時間そのものが業務の中心である一方、その一つひとつに記録の作成が伴います。日中は訪問で埋まり、記録は夕方以降にまとめて書く。この「話す時間より書く時間が長い」状態を変える手段として、本記事では面談の録音からAIで書類化する方法を、手順と注意点に分けて解説します。
面談記録が負担になる3つの構造
ケアマネの記録負担は、本人の能力の問題ではなく仕組みの問題です。典型的には次の3つが重なっています。
- 二度手間の構造:面談中は会話に集中するためメモは断片的になり、後から記憶を頼りに清書する。同じ内容を2回書いているのと同じです。
- 記憶への依存:訪問が続くと、夕方には午前の面談の細部が薄れます。思い出す時間そのものがロスであり、記録の正確性も下がります。
- 様式ごとの転記:同じ面談の内容を、支援経過・アセスメント・会議録など複数の書式へ書き分ける必要があり、転記のたびに時間がかかります。
この構造は、記録の「材料集め」を人の記憶とメモに頼っていることから生まれます。材料集めを録音に置き換えるのが、AI活用の出発点です。
録音からAIで書類化する3ステップ
STEP1:面談・会議をそのまま録音する
福祉専用AIのHope Care AIでは、1対1の面談向けの個別モードと、サービス担当者会議のような複数人の場面向けの会議モードを使い分けられます。録音は最長120分まで対応し、声紋による話者識別で「誰の発言か」も自動で区別されます。ケアマネ側の準備は、面談の冒頭で録音することを説明し、了解を得て録音を始めるだけです。
STEP2:AIが文字起こしと要約を行う
録音が終わると、AIが文字起こしを行い、面談の要約と決定事項の抽出まで自動で進みます。「誰が・何を話し・何が決まったか」が整理された状態で手元に残るため、記憶を頼りに思い出しながら書く作業がなくなります。ここまでで、従来の「メモから清書する」工程が丸ごと不要になります。
STEP3:テンプレートで様式に流し込む
整理された内容は、モニタリング報告書や申し送り要約など10種以上の業務テンプレートを使って書類の下書きに変換できます。人の仕事は、ゼロから文章を書くことではなく、AIが作った下書きを確認し、専門職としての判断を加えて仕上げることに変わります。
議事録で終わらせない:アセスメントと引き継ぎへの再利用
録音からの書類化は入口にすぎません。面談記録が電子データとして蓄積されると、その情報を後から活かせるようになります。Hope Care AIのAIチャットは、蓄積された記録に基づいて自然言語の質問に答え、回答には出典となる記録の日付が付きます。
- アセスメントの準備:過去の面談で本人や家族が話した内容を質問して呼び出し、状態の変化を踏まえて面接に臨めます。
- 担当変更時の引き継ぎ:後任者が過去の経緯をAIに質問できるため、口頭とサマリーだけに頼らない引き継ぎができます。
- 計画見直しの根拠づくり:モニタリングの記録が蓄積されるほど、見直しの根拠を記録から示しやすくなります。
この「蓄積した記録を活用する」という考え方は面談業務に限りません。記録業務全体の仕組み化については属人化を卒業し仕組み化を実現する記事で、面談・会議の多い他職種の例はサビ管の業務負担を減らす方法の記事で詳しく解説しています。
導入前に確認したい2つの注意点
録音への同意と個人情報の扱い
面談の録音は、本人・家族への説明と了解を前提に運用します。ツール側の仕組みも重要です。Hope Care AIは利用者ごとのAI利用への同意状況を管理でき、入力した情報がAIの学習に利用されない設計(AI非学習保証)を採っています。個人情報を扱う面談だからこそ、「誰の同意を得ているか」を管理画面で確認できる状態にしておくことが大切です。
介護ソフトとの役割分担
給付管理や国保連請求は既存の介護ソフトの領域で、生成AIが担うのは記録・書類の文章化と蓄積情報の活用です。両者は置き換えの関係ではないため、いまのソフトを使い続けながら追加できます。詳しくは介護ソフトと生成AIの違いの記事をご覧ください。
費用感と始め方
Hope Care AIの料金はStarterプランで月額5万円〜(5名まで・録音処理は月100時間まで)、機能は全プラン共通です。14日間の無料トライアルがあるため、まずは実際の面談1件を録音し、どこまで書類化できるかを確かめてから判断するのが確実です。導入判断の軸は「月に何時間、書く仕事を減らせるか」。面談の多いケアマネ業務は、その効果が最も見えやすい領域のひとつです。
よくある質問
Q. 利用者が録音を嫌がった場合はどうすればいいですか?
A. 無理に録音する必要はありません。録音の目的(記録を正確にするため)を説明したうえで、了解が得られた面談から使い始めれば十分です。同意状況は利用者ごとに管理できます。
Q. 方言や聞き取りにくい話し方でも文字起こしできますか?
A. 文字起こしの結果は面談の環境や話し方に左右されるため、最初は無料トライアルで実際の面談を試し、自事業所の環境でどの程度使えるかを確認することをおすすめします。
Q. サービス担当者会議のような複数人の場でも使えますか?
A. 使えます。会議モードでは話者識別により発言者を区別しながら記録され、決定事項の抽出まで自動で行われるため、会議録の作成にも向いています。
監修
株式会社オルデンティアコーポレーション 福祉DXコンサルタント
福祉施設のDX・生成AI活用を専門に支援。本記事は現場の実務課題に基づき執筆・監修しています。